摘要力：刪掉9成重點，比別人強10倍的表達力

山口拓朗
■ 傳達力（說話、書寫）研究所所長。「山口拓朗寫作沙龍」主辦人。曾在出版社擔任編輯與記者職務，於2002年成為獨立寫作者。加上任職於出版社的時期，總計有24年的採訪、寫作經歷，作品數達3300篇以上。
■ 現在除了寫作工作外，也透過演講與研習活動，向大眾傳授「能獲得對方好感與信任的表達技巧」、「有邏輯的表達、寫作方式」、「簡單易懂的文章寫作法」等實用性技巧。
■ 此外也曾受粉絲數達300萬人的中國企業「行動派」之邀請、在北京與其他6個城市定期舉辦「Super Writer養成講座」。已出版作品共有15冊，其掌握表達方式的技術被認為跨越了語言隔閡，在中國、台灣、韓國等皆有譯作出版。

譯者：吳羽柔
生於台灣屏東，畢業於台大日文系。現職自由譯者。
譯有《從小就該知道的金錢觀：父母與子女必讀的理財啟蒙書》、《圖解地表最強日常工作整理術》、《日本語演化論：誰說笑門福必來？》、《日文段落論：提升閱讀寫作技巧》等作品。
harutoizumi@gmail.com

〈專文推薦〉少即是多，用摘要力創造十倍勝人生
《高產出的本事》作者、職場生產力顧問 劉奕酉
少即是多（less is more）。
相信你一定聽過這句話。但是，少，要少到什麼程度？多，指的又是什麼？在溝通表達的領域，就是用最簡短、最快速的溝通方式來達到最棒的成果！
要做到這一點，關鍵就在於「摘要力」：能抓住重點、能因應狀況，合乎邏輯、簡明扼要地表達自己的想法，讓對方更好理解與認同。但是，多數人會有一種迷思，認為說得愈多、讓對方獲得完整的資訊，才更容易理解與認同。
其實這是因為「不理解重點在哪裡」與「不知道如何處理資訊」所導致的。
在我認識的高效工作者中，每個人都有快速摘要重點的能力。他們可以簡潔地表達出自己的想法，也能從別人的報告或說明中，迅速地歸納出重點；甚至從中發現一些對方的盲點，透過提問來澄清與引導往好的局面發展。
而且，摘要力提升了，思考到產出的速度與品質也會跟著提升。
那麼，該如何提升摘要力呢？作者認為，只要依循著「收集、整理與表達資訊」三個步驟，每一個人都能做好「摘要」這件事。但是要做到什麼樣的程度才算是好呢？簡單來說，就是能將資訊妥善地傳達給對方，最終達成自己期望的目的。
摘要力的關鍵，在於釐清對象與目的：
•     我要向「誰」表達「什麼」資訊？
•     我「為何」要表達？期望達成什麼目標？
•     我該「如何」表達，才能有效達成目的？
比方說，在進行自我介紹時，是向誰介紹自己？又是為了什麼目的？相信你在面對部門的新同事、求職面試時的面試官、合作客戶的負責窗口，或是剛搬來的新鄰居時，應該不會用相同的內容與方式來介紹自己吧？同樣的道理，摘要的內容也會依照對象與目的而做出調整。
釐清了對象與目的，接下來是「收集、整理與表達資訊」三個步驟。
•     收集資訊：如何收集充分且必要的資訊，來提高摘要的精確度？可以透過「自我提問」來提高接收資訊的品質，藉由「後設認知」來避免資訊收集的認知偏差。
•     整理資訊：如何將資訊分類，讓整理更有效率？不只分類，更要為資訊安排「優先順序」來創造出資訊的結構性與層次感。
•     表達資訊：如何將資訊簡潔的傳達給對方？可以善用「關鍵字」與「數值」來增加具體性，將複雜的事物透過「圖表」與「譬喻」來提高抽象性，讓對方更容易聽懂。
我認為這本書最棒的，就是有相當多的案例解析，告訴讀者如何逐步做好這些步驟、摘要重點。你可以一邊練習，一邊參照書中的做法，來提升自己的摘要力。
我自己也因為摘要力，在工作與生活中獲益良多。
舉例來說，在向主管與客戶進行工作彙報或提案時，我會使用一頁摘要讓對方掌握全貌，了解報告的目的、關聯與效益；平時閱讀完一本書或一篇文章，我也會簡短地摘要書中的重點與自己的觀點分享在社群上。
這不僅讓我更容易獲得關注與信任，也因此創造出專屬於自己的機會。過去一年多裡，我出版了三本書，都是在初次與編輯會面的過程中，僅僅以口頭摘要的方式介紹自己與提案，就獲得了出版合約。我想，這就是摘要力的威力！
善用摘要力，你也能創造出十倍勝的人生！

〈專文推薦〉話太多？話太少？還是剛剛好？
知名講師、聲音教練  羅鈞鴻／小虎
在職場裡頭，有兩種說話習慣，特別容易造成團隊成員的「內傷」，一種叫做「過度解釋」，一種叫做「懶得解釋」。
有一些人，他們在工作上並沒有犯什麼錯，卻因為總是長篇大論又說不到重點的說話習慣，常常令主管很不耐煩。這種話說得又多又複雜而讓人厭煩的，我們就歸類在「過度解釋」。
因為聽那些「過度解釋」的人說話，得耐著性子聽，實在太消耗精神，所以人們總是下意識地避開與他們說話的機會，不知不覺，就變成了辦公室的「邊緣人」，有什麼好事，也都不太會第一時間想到要與他們分享。
還有一些人，他們的工作能力很好，而說話時雖然都說在重點上，但他們的話太少，喜歡用自己理解事物的方式來表達，加上他們很少去對他人的理解程度進行確認，就常常造成傳達的失誤。這種缺少為他人著想的說話習慣，我們歸類在「懶得解釋」。
而「懶得解釋」的人，也因為總是以自己主觀的理解為出發點來表達，常會被別人認為高傲、自負，因此人們也不太願意和他們打交道，在職場上總是被當作「工具人」，除了專業能力，沒有其他作用，所以也不太會被賦予管理職，缺乏向上升遷的機會。
你在職場上見過這些說話習慣嗎？還是你也因為這樣的說話習慣而感到困擾呢？
溝通表達的軟實力，在近年來不斷被強調、推廣，但大部分的人，往往都是在職場上一邊碰壁，一邊從錯誤中調整說話方式，才有機會改善他人眼中自己的專業形象，不過前提是，調整的方向還得要剛好正確才行呢。
本書的宗旨，就是透過「摘要力」，讓讀者可以學會使用更簡單有條理的說話方式，幫助他人理解自己想表達的內容。而這種溝通能力，也是在職場溝通上，最直接能強化自己專業形象的一項能力，如果一開口就能讓人聽懂而且信服，我相信這樣的說話習慣就能為你建立更多的信賴感，也為你贏得更多好的機會。
如果你是「過度解釋」的人，本書會告訴你如何練習，利用摘要的三個步驟，蒐集、分類、簡潔表達，將核心觀點整理歸納出來，順利地傳達給對方，減少不斷重複解釋而對他人造成的精神消耗。
如果你是「懶得解釋」的人，本書也會告訴你如何用有架構的方式，更客觀地建構自己的表達結構，降低彼此的認知偏差，讓別人更容易聽得懂，也能大幅地減少誤會。
讀完本書，你會了解，真正改變說話方式的，是你的思維習慣，只要整理觀點的方式變得更加精準而有效率，你的「摘要力」會在你開口前就等著發揮它的作用了。
而當你越懂得如何對資訊進行摘要，也會越懂得什麼對你來說重要，什麼不重要。摘要的能力不僅會在職場上發揮作用，也會讓你對自己的人生主導權變得更有意識。
希望你也可以透過本書具有「摘要精神」的圖表設計，和簡單好記憶的三個步驟，在生活中落實摘要力的練習，然後利用你的摘要力，在你的專業領域和人生裡，一鳴驚人吧！

前言

第1章     終極的摘要是「臨死前先讓我說完這些」
1 學會「摘要」能的人生
．滔滔不絕的人是在奪走對方的時間（生命）
．在高速運轉的社會中，「摘要」是必備技能
．被貼上「工作能力差」標籤的風險
．大腦清楚摘要、嘴巴簡潔說明
．終極的摘要是「臨死前先讓我說完這些」

2 「摘要」3步驟
．摘要要按照「收集資訊→整理資訊→表達資訊」3步驟
．收集充分必要的資訊──步驟收集資訊
．將資訊分類──步驟整理資訊
．簡潔的傳達給對方──步驟表達資訊

3 「摘要力」的核心在於向「誰」「如何」表達「什麼」資訊
．釐清你要傳達的「對象」和「目的」
．想一想「我要告訴誰？」
．滿足對方的需求之後，會得到奇佳的溝通效果
．表達前要決定「對方的理想反應」
．確認摘要的「量」
．對「語言資訊」和「非語言資訊」進行摘要

第2章     步驟──收集資訊收集充分必要的資訊
1 做出「好摘要」的訣竅
．如果沒有收集到充分必要資訊就無法做出「好摘要」
．從能信任的出處收集資訊
．在腦內設置「資訊收集天線」的方法

2 用「提問」提高資訊質量
．藉由「自我提問」提高資訊品質
．藉由提出「Why」來提高所接收之資訊品質
．藉由提出「How」來提高所接收之資訊品質
．藉由提出「If」來提高所接收之資訊品質
．分別使用兩種不同的提問方式

3 用客觀角度自我觀察來消除資訊中的「主觀想法」
．收集資訊時應該注意「認知偏差」
．提升「後設認知」來避免「認知偏差」

4 能提高摘要精確度的正確資訊收集法
．在收集資訊的階段就先看透「本質」
．活用「類推法」利用資訊來擴展思維
．統整對方的人格特質
．養成轉換「抽象資訊具體資訊」的習慣
．摘要書籍等文書內容的方法

第3章     步驟整理資訊──將資訊分類
1 用「分類」讓資訊整理更有效率
．從理想目標往回推同時整理資訊
．利用「具體分類思考」來徹底整理資訊

2 為資訊安排「優先順序」
．在「具體分類思考」的同時也要訓練「優先順序思考」
．【案例】如何摘要客訴內容？
．被摘要的資訊是活的，所以要不斷更新

第4章     步驟表達資訊──簡潔的傳達給對方
1 「說太多」或「說不夠」對方都聽不懂
．有能力的人說話時不會說得太多或太少
．去掉「囉嗦的開場白」！
．按照「主幹→枝條→樹葉」的順序說話！

2 用「一句話」簡單說明的具體技巧
．訓練能迅速以「一句話」描述整體及結論的技巧
．用「主題＋結論優先型」做說明
．用「列舉型」做說明

3 如果有能增加具體性的關鍵字，就更能表達內容
．因為日語很「婉轉」
．使用「數字」或「確切名詞」
．避免「對方沒聽懂」的確認方式
．回答問題時所需的「瞬間摘要力」

4 讓對方更容易聽懂的技巧及練習法
．文章摘要練習
．將摘要「以圖表呈現」
．有邏輯的說明方式及其練習
．提高抽象度來表達
．擅長表達的人也擅長「譬喻」
．注意說話語氣
．表達時也要按照PDCA循環
．利用140字投稿在日常中進行「摘要練習」吧
．你對所說的內容有「愛」和「熱情」嗎？

後記