用最小力氣做出最大成果減量增質啟動高效工作思維

＜內容簡介＞

外資顧問公司邏輯力＋廣告鬼才創造力
你需要的不是「更努力一點」，而是減少無謂工作，切換至高效工作思維
X工作量從來不是重點，老闆不會希望你變成辦公室的光明燈
O工作品質和成效才是重點，減少白費時間和力氣，用來平衡工作與生活、投資自己
本書作者羽田康祐（k_bird）為朝日廣告社策略規劃部策劃總監，揉合長年工作經驗累積「在外資顧問公司培養的邏輯力」與「在廣告代理商培養的創造力」，在本書分享57項超效率工作技巧，幫助讀者改變思維，打破工作量與工時的迷思，減量增質，高效完成工作。
────────停止無效努力────────
X被動使用時間，沒有當事人意識
X好人包袱太重，一直配合他人
X凡事盡快、凡事自己來
X溝通變成爭輸贏
X廣泛蒐集海量資料，時間耗盡，只好胡亂產出
X開會效益不彰，還會導致當天工作做不完、必須加班
X急著尋找答案，卻不知道「為什麼？」
X因為拖延或焦慮一直內耗，重要工作沒有明顯進展
X腦力激盪不出新創意，只能想出似曾相識的老哏
X打地鼠式處理工作，覺得技能沒有成長、感到倦勤
────────減量增質────────
時間管理、工作規劃、資料製作、溝通、開會、學習、思考、發想
精選八大主題範圍
────────生產力UP! ────────
全書精煉內容，突顯五大特色：
特色1：介紹「思考方法」與「發想技巧」
比起工作順序規劃不佳，導致工作生產力降低的原因，主要還是想不到好點子或方法錯誤，使得工作無法順利進行，因此本書介紹可在短時間內想出好點子的思考方法與發想技巧。
特色2：網羅各種工作術
精選「時間管理」、「工作執行力」、「溝通效率」、「資料製作」、「開會效率」、「學習效率」、「思考力」八大主題範圍，從源頭破除無效努力，廣泛提升各領域的工作生產力。
特色3：無須依序閱讀
各篇僅占數頁篇幅，可以跳著看，針對自己面臨的課題或部屬不足的部分加強閱讀，依需求設定優先順序。
特色4：像是看部落格文章般閱讀書中各篇
每篇文字最多不超過3,000字，搭配圖表說明，可善用「通勤坐車」或「開會前五分鐘」等零碎時間看完，高效學習。
特色5：有助於管理部屬的主管完成工作
不是只有「灌輸結論」，本書不只說明「該做的工作」，也連同「該做的原因」一併解釋，對於擔任管理職的讀者來說，當部屬或後輩詢問原因時，也能有效回答、修正做法。
✦✦最能夠善用、發揮本書內容的目標讀者：
✓工作進度經常拖延或常常加班，因此感到煩惱的上班族。
✓要在第一線衝鋒又要負責管理團隊的「選手兼教練型」（Playing Manager）公司主管。
✓希望能夠準時下班接孩子回家的職場父母。
✓公司高層要求改革工作型態的中階管理職。
✓努力充實自己的新進員工和正在求職的應屆畢業生。
每天實踐一項高效工作技巧，大約三個月就能將書中內容完全實踐一遍。
三個月後回顧工作內容與整體表現，如果發現沒有做到的地方，不妨重複實踐。相信一年之後，你的工作生產力一定會有大幅進步，生活品質也能提升。


★目錄：

前言 57項超效率工作術，切換大腦開關、創造更好的成果
第1章
提升時間的生產力
hack 01
被動時間→自主時間
增加自我掌控的時間
hack 02
配合他人→以自己為主
掌握主導權因應各種狀況
hack 03
好好先生→拒絕技巧
學會說不，減少工作量
hack 04
煩惱→決定
照規矩做決定，告別無謂煩惱
hack 05
時間的量→時間分配
有效利用有限時間
第2章
提升工作執行力
hack 06
執行工作的方法→了解背景需求
不躁進，解讀指令背後的意圖
hack 07
隨機行事→計畫
將該做的事項寫下來
hack 08
處理速度→不做的事
捨棄無效的事項和做法以達到目的
hack 09
凡事自己來→職責分配
克服「自己做比較快的毛病」
hack 10
被動→事先預測
搶得先機，掌握主導權
hack 11
自己的工作→下一階段的工作
執行工作時，也應注意後續工作的需求
hack 12
等待情報→按照假設行動
避免地毯式驗證，鎖定目標再行動
hack 13
最終成果→進行狀態
執行過程中進行確認
hack 14
凡事盡快→設定截止時間
主動設定截止時間，讓自己動起來
第3章
提升溝通效率
hack 15
傳達方→接收方
配合對方改變說話方式
hack 16
描述過程→說重點
報告時要配合對方需求
hack 17
說結論→統合前提
以四大前提為共識進行討論，讓溝通更順暢
hack 18
說明→提問
主動提問，掌握溝通主導權
hack 19
形容詞→數字
避免模糊不清，消除無效資訊
hack 20
理性正確→善用比喻
促進直覺理解
hack 21
直接反駁→傾聽
從「爭輸贏」進入「對話」
第4章
提升資料製作的文書力
hack 22
促進理解→促進判斷
重點不是讓對方理解，而是幫助對方判斷
hack 23
廣泛蒐集→聚焦最必要的資料
只蒐集足以協助做出判斷的資料
hack 24
全部逐字看完→選取可用部分
根據判斷標準，先確認資料是否有用
hack 25
事實→線索
分析情報導出「線索」
hack 26
想到什麼就寫什麼→構思整體內容
先想好架構，再填寫內容
hack 27
只有文字→善用圖示
複雜內容簡單說明白
hack 28
用力填滿→簡潔俐落
簡化資料文字和視覺資訊
第5章
提升開會效率
hack 29
不說話→習慣發言
養成發言習慣的五大步驟
hack 30
開會方法→會議目標
開會時，應區分方法與目的
hack 31
在會議上說明→事前共享資訊
事先共享資訊再開會
hack 32
且戰且走→注意時間
縮短開會時間，善用每一分鐘
hack 33
意見紛雜→統合論點
焦點明確，避免偏離主題
hack 34
筆記本→善用白板
將言語空戰化為有形文字
hack 35
現場氣氛→決議方式
事先決定開會結果的決定方式
hack 36
結論→行動
做出結論後，決定下一步行動
第6章
提升學習效率
hack 37
輸入→產出
與時俱進，學習必要的知識和技能
hack 38
消費性閱讀行為→投資性閱讀行為
有效活用閱讀，創造獨特見解
hack 39
觀察→洞察
學習看穿事物本質
hack 40
情報量→思考力
鍛鍊別人無法輕易模仿的特有競爭力
hack 41
知識→經驗
透過行動增加經驗值
hack 42
答案→找出答案的方法
向一流人才偷學找出答案的思考方式
hack 43
現象→法則
從看得見的現象解讀法則
hack 44
單迴路→雙迴路
跳脫框架，創造新商業與價值
第7章
提升思考的生產力
hack 45
只看數字→理解目的
掌握數字背後的目的，做出新選擇
hack 46
增加量→提升質
減量增質，停止無效努力
hack 47
尋找答案→尋找問題
透過「適當的提問」解決問題
hack 48
堅持正確答案→建立假設就去做
從正解思考轉成假設思考
hack 49
只靠靈感→善用思考框架
不依賴第六感和發想力，運用思考框架
hack 50
部分→整體
擴展視野，增加選項
hack 51
一直不安→採取行動
克服焦慮，付諸行動
第8章
提升發想能力
hack 52
思考結論→釐清前提
提出顛覆常識的新創意
hack 53
具體思考→概念思考
自由切換於無形概念與具體事物，發想出新創意
hack 54
邏輯思考→類比思考
培養聞一知十的能力
hack 55
理性思考→著眼於感性
注重感性面，而非合理性
hack 56
一人思考→眾人思考
學習文殊智慧
hack 57
從現狀思考→從未來回推
設定理想未來，從根本解決問題
後記 打破努力迷思，用最小投入做出最大成果
參考書目


＜作者簡介＞

羽田康祐k_bird
朝日廣告社股份有限公司策略規劃部策劃總監。修畢產業能率研究所經營情報學研究科課程（MBA）與日本行銷協會行銷大師課程。前東家為外資顧問公司，轉換跑道後擔任現職。具備「在外資顧問公司培養的邏輯力」與「在廣告代理商培養的創造力」，善用此跨界思考能力，全方面支援製造商、金融、零售等各領域客戶。經營以行銷、品牌化、商業思考為主題的部落格「Mission Driven Brand」，網路暱稱為k_bird。
著有《商業書10倍高效閱讀法》和《提高問題解決力》等書。
www.missiondrivenbrand.jp

譯者：游韻馨
在豆府小樓與豆豆們一起過著鄉下生活的自由譯者。譯作包括《成不了大人物的我們，決定成為簡單的人》、《amazon絕對思考》、《全世界有錢人都在做的財富倍增法》、《一人創業強化攻略》、《哆啦A夢科學任意門》系列書籍、《一句說重點》、《在我遇到老公之前》、《麻理惠的整理魔法》等多部作品。
kaoruyu.pixnet.net/blog
kaoruyu@hotmail.com


★內文試閱：

•前言

57項超效率工作術，切換大腦開關、創造更好的成果
「在執行工作的過程中，有時候會遇到不知該從哪裡著手的情形。」
「經常配合他人步調，讓自己疲於應付。」
「我能完成工作，但比起優秀人才，總覺得自己有所不足。」
「我明明很努力，卻一定得加班才能完成工作。」
「每天光是忙手邊的工作就累得喘不過氣，沒時間跟進部屬與後輩的工作進度。」
你是否也陷入了以上狀況，早已精疲力盡？
●你需要的是「不拚命努力也可以」的工作訣竅
日本人自古認為「努力是一種美德」，這是根深蒂固的正向文化。
凡是認真誠懇的人都認為自己努力不夠，即使用盡自己的時間也要把工作做好，筆者認為這是很正確的觀念。
不過，現代社會主張提升生產力、改革工作型態，若將工作與生活之間的平衡、心理健康和育兒需求等因素考量在內，如今已經是不允許靠努力彌補生產力低下的時代了。
說得具體一點，「做不好是因為不夠努力」、「只要多花點時間就能做好」的想法，已經不適用於現代職場。
對現今大多數的上班族來說，最需要的不是「更努力一點」，而是「不那麼努力也可以」的工作祕訣。
2020年受到新冠疫情影響，許多企業實施遠距工作，不少人已經體驗過居家辦公的工作型態。各位一定要趁著這個機會，將自己腦中的開關從「工作量」切換至「工作品質」。
●怕麻煩是提高生產力的誘因
筆者過去曾在外資顧問公司和廣告代理商工作，在不同業界累積資歷，在前者學會了合理推動事物的方法，更在後者培養出與企劃人員、創作者等各種人才合作，共同推廣活動專案的技巧。本書收錄的57項超效率工作術，全是從過去經歷學到的精髓。
一聽到「效率」和「生產力」，有些人可能會立刻產生拚命趕工的窒息感，忍不住想逃避，覺得自己怕麻煩，高效率和高生產力的工作方式不適合自己，其實這是極大的誤解。
筆者的同事中野先生，就是一位「超」怕麻煩的人。正因為他很討厭麻煩事，為了不讓自己困擾，他想出許多方法減少無謂工作，提升生產力。他成功地將怕麻煩的個性，轉換成提升生產力的武器。
值得注意的是，如果為了減少繁瑣工序而過度努力使自己受苦，這是本末倒置的做法。
各位該做的不是「咬牙努力苦撐」，而是「切換大腦開關」。若能一一切換大腦開關、親身實踐，周遭同事對你的看法與評價一定會改觀；更重要的是，你也能在短時間內創造更好的成果。
本書內容既有新創意，也有普遍已知的道理。衷心希望各位學會新的方法，至於目前已知的技巧，也可用來確認自己是否真的做到。
若一項一項自問「是否真的做到？」，就會發現自己沒做到的事高達三到四成。簡單來說，「知道」與「做到」差異甚大，「做得到」和「每次都做到」也是兩碼子事。
建議各位將本書放在職場辦公桌或家裡的書桌上，當成確認清單時刻檢視自己，也希望各位盡可能嘗試書中介紹的方法，幫助自己高效完成工作。
本書總共介紹57項超高效工作技巧，假設一個月的上班日為二十天，每天實踐一項超高效工作技巧，大約三個月就能將書中內容完全實踐一遍。
三個月後回顧自己的工作內容，如果發現沒有做到的地方，不妨重複實踐。相信一年之後，你的工作生產力一定會有大幅進步。

•摘文

hack 11
自己的工作→下一階段的工作
執行工作時，也應注意後續工作的需求
X總是被負責下一階段的同仁催促。
X一直拖延工作進度。
組成團隊一起工作或參與跨部門企劃時，若自己負責的工作延遲拖累進度，很可能被負責下一階段的同仁拚命催促。
常聽人說「工作規劃最重視優先順序」，安排工作細項的優先順序若只考慮到自己的工作範圍，將嚴重影響到負責下一階段的同仁，對方的優先順序會被打亂。
為了避免這樣的問題，決定先做哪件事時，也一定要考慮下一階段同仁的優先順序。此時，應注意以下三點。
重點1：增加溝通頻率
重點2：掌握工作的必要重點
重點3：主動創造讓自己動起來的慣例
重點1：增加溝通頻率
你的工作進度有可能會嚴重影響到下一階段的同仁做事，當對方完全看不到你的進度時，一定會很擔憂，可能在你的工作截止日前幾天開始拚命催促，或是等不及你完成工作，就先執行自己的工作。
不瞞各位，筆者過去也曾有一段時間認為「只要在自己的期限內完成工作即可」，一心專注在自己分內的工作，完全不與下一階段的同仁溝通。
這麼做的結果，導致對方等不及筆者做出成果，就先執行自己的工作。後來我們要串聯前後期的工作成果時，卻發生內容不適用的情況，必須從頭再來過。這樣的情形發生過很多次。

後來我改變做法，每天寫電子郵件，向下一階段的同仁報告進度。如此一來，對方不再拚命催促，也大幅減少砍掉重練的情況。

說到催促，無論是催促方或是被催促的人心情都很容易不好，還要浪費時間，降低生產力。有鑑於此，各位如果接下「後面還有其他階段」的工作，請務必妥善與對方溝通。

重點2：掌握工作的必要重點

責任心強的完美主義者事事都想「做到完美」，不希望看見不上不下的工作成果，造成後面同仁的困擾，因此總是習慣花費大量的時間與心力，把工作做到無可挑剔。但這麼做的結果，只會拖延截止日或每天加班，根本算不上是高生產力的工作方式。

工作並非「做到完美就是好的」，時代已經變了，不管做到多完美，只要花費過多的時間與心力就是沒效率的壞事。

在這個改革工作型態的時代裡，各位要達成的不是「完美」，而是看出這項工作的「必要重點」。即使自己覺得成果不夠完美，只要下一階段的同仁可以接受，就不需要再做過多努力，避免白費心血，降低自己的生產力。

重點3：主動創造讓自己動起來的慣例

「現在立刻做最好」，「但是，就是提不起勁來呀∼」──很多人的內心都會有許多想法互相拉扯，結果一天拖過一天，最後眼見截止期限快到了便驚慌失措。其實，這是人類常見的弱點。

如果你經常陷入這種狀態，不要靠自然的幹勁讓自己動起來，不妨「主動創造讓自己動起來的慣例」。

筆者也是人，有時難免會受到心情或身體狀況影響，無法提起勁來工作。這個時候，我的例行公事就是「先做一份資料封面」。遇到需要很多份資料的情形，我也會先做好所有資料的封面。「先做封面」可以稍微轉換情緒，打造工作節奏。

心理學有一個名詞叫做「蔡加尼克效應」（Zeigarnik effect），指的是比起已經完成的工作，人的心理傾向比較在意「未完成的工作」。因此，從製作少量資料著手，有助於喚起幹勁，維持工作動機。

此外，我有一個朋友，每當他覺得提不起勁來就買書來看。他認為「既然買了書，就要好好努力」，買書是他開啟幹勁的開關。

平時從客觀角度反思自己，了解做什麼事可以讓自己產生幹勁，並將這件事設定為慣例，克服拖延病。

hack 11總結
◎安排工作的優先順序，也應考慮下一個階段的工作需求。
◎多與下一個階段的同仁溝通，避免對方一直催促或是得從頭來過。
◎與其花費過多的心力追求完美，不如以最少的心力完成工作的必要重點。
◎主動創造可以喚醒幹勁的慣例。