3秒思考，2秒決定！日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的超效率思考術

日本第一創意文具店──KOKUYO研習課程中，最強商業技巧大公開！
只要學會5種思考類型，就能3倍提升思考速度！

做事慢吞吞的人，有三大特徵──
1.在無需猶豫的節骨眼猶豫了：明明不是迷宮，自己卻蓋了一座迷宮走了進去。
2.在不用花時間的部分浪費精力：明明整體樣貌還不完全，卻把時間花在小細節上。
3.交出來的資料經常需要重做：內容沒有達到對方要求，總是不斷修改，導致工作進度受到影響。

問問題的人只會等你「5秒」，超過便會不耐煩。
因此，在職場上必須能以這樣的速度歸納想法，並給出答案！

能夠「3秒選擇，2秒決定」的人，完全不會有上述三種狀態，訣竅並非頭腦的反應「快速」，而是他們「不會猶豫」思考的順序。
循序漸進及清晰的思考流程，才能提升效率，進而有高品質的工作成果，讓你5秒內即能對問題做出反應，不再支吾其詞，詞不達意，腦袋打結。


★內文試閱：

重點1 「三秒選擇，兩秒決定」的人不會猶豫！
每次看到做事速度慢而需要經常加班的人，就會發現他們每天都會被主管罵，「你到底在磨蹭什麼？」、「你都沒有想過工作的先後順序嗎？」
如果仔細觀察那些「做事慢吞吞」的人，會發現他們在工作上有非常明顯的三種特徵。
在無需猶豫的節骨眼猶豫了
「要從哪裡著手比較好呢？從這件事開始嗎？還是那件事？不過總覺得哪邊都不對。」（哎喲，越來越搞不清楚了……）
明明就不是迷宮，自己卻蓋了一座迷宮，然後走了進去。
在不用花時間的部分浪費精力
「怎麼樣的表現比較好呢？還是再仔細調查一下比較好吧。顏色再深一點可能好一點吧。」（希望有多一點的時間……）
明明整體的樣貌都還不完全，卻把時間花在小細節上。
交出來的資料經常需要重做
「這樣的資料應該會批准吧……因為主管連小細節都會檢查呢。希望一次就能夠過關。」內容沒有達到對方要求，總是不斷修改，導致工作進度受到影響。
「三秒選擇，兩秒決定」的人完全不會有上述三種狀況。請先仔細想想自己的工作狀態，檢查自己是否有上述三種嚴重的問題。

重點2 「三秒選擇，兩秒決定」的人會使用「模式」
聽到「三秒選擇，兩秒決定」的訣竅，各位腦中會浮現什麼樣的畫面呢？
可能是讓腦子高速運轉，或是二十四小時全日無休的動腦畫面吧。
然而工作效率高的人，總是看起來像在發呆，或是總有充裕的時間，而非老是埋頭工作。
為什麼他們可以如此「快速」而且「不疲倦」，同時又能夠產出「高品質」的成果呢？
其實那是因為他們知道做事方法的「模式」。所謂模式，可以說就是「以這樣的順序進行的話，大概就可以順利完成的固定方式」。
例如，餐廳主廚的烹飪「模式」，就是腦中儲存著許多做菜的步驟，所以他們上菜的速度快，品質也最好。另外，運動方面，特別是柔道這種運動，也都是以「模式」學會各種招式，數學公式也有解題的「模式」等等。
這些「模式」的特徵就是，如果不知道模式，就會不知該怎麼做而浪費許多時間。
總之，所謂「三秒選擇，兩秒決定」，就是「因為知道模式而瞭解清楚的做法，所以才會快速」，而非只是加快頭腦的轉速。

重點3 「三秒選擇，兩秒決定」的人不會搞混「答案」與「做法」
被主管或客戶委託不曾做過的工作時，各位會如何面對這項工作呢？
「怎麼辦？○○好嗎？還是△△比較好呢？不，上次……」，有時候會像這樣不知所措吧。像這種時候，腦中大致會思考兩件事。
答案（哪一個比較好？）
做法（應該做什麼呢？）
「三秒選擇，兩秒決定」的人會清楚整理這兩件事。「首先做這個然後做這個，最後再做這個的話，大致上就會得到『答案』了吧。」他們會靈活運用「模式」來做事。
當然，他們並不是一開始就知道答案。不過他們對於「以這樣的順序思考，應該就會得到答案」的流程（進行的模式）充滿自信。
提倡工作與生活並重的知名人士「Toray經營研究所」佐佐木常夫先生年輕時，總是一邊整理書庫，一邊仔細研讀前輩製作的資料，由此學會了能夠應對各種狀況的製作資料的「模型」，工作效率也因此而提高了。

重點4 「三秒選擇，兩秒決定」的人會先「假設」答案
聽到「三秒選擇，兩秒決定」時，一般人可能會有以下兩種反應。
「什麼！我腦筋沒辦法動得那麼快啦！」
「沒錯沒錯，大致上來說就是那樣的感覺吧。」
不過，這個「三秒選擇，兩秒決定」的思考並不是指飛快的速度。
問你問題的人總共只會等你「五秒」的時間。一旦超過五秒鐘，對方應該就會開始著急：「到底要想到什麼時候啊！」
總之，在職場上必須能夠以這樣的速度歸納自己的想法，並給出答案。
還有，這裡所說的「答案」，不見得就是完全正確的答案，而是組合現場所得到的資訊所提出的「假設性答案」。「三秒選擇，兩秒決定」的人經常會在現階段想出某個答案，工作進行到某個階段後修正方向並修改答案。如此不斷重複修正答案，以逐漸提高答案的準確度（正確性）。

重點5 「三秒選擇，兩秒決定」的人會以五個步驟思考
「三秒選擇，兩秒決定」的人，平常就會在瞬間利用以下的步驟思考。
首先找出整體樣貌
先思考「對方的意圖或目的是什麼？要如何回答才好？」同時也要想想自己的回答是否可行、需要多少時間與精力等大致的安排情況。
搜尋腦中的知識
思考是否有跟答案相關的資料或類似的模式。不足的資訊則建立假設補足。
發揮創意，選出數個選項
把大致的資訊存放腦中，同時選出問題與解決對策的數個選項。不要單純地只選擇一個資訊，應該試著排列組合，找出適合的選項。
評估並且鎖定、做出決定
鎖定實際且可能有效的最終方案。先利用直覺，從許多選項中鎖定，然後以邏輯追蹤並確認該決定是否正確。
思考傳達方式
想像對方在意的部分，再選擇說明方式。

重點6 「三秒選擇，兩秒決定」的人明確區分「選項」與「評價」
從繁多的項目中選出數個選項
評估選項後決定
不僅限於工作，在餐廳點餐、決定旅行目的地時，都可以依照上述提示的方法找出幾個選項，進行評估後做出決定。
「三秒選擇，兩秒決定」的人會非常清楚地區分與。
也就是說，他們搜尋選項時，會先把心力集中在「找出選擇項目」，至於決定則晚點再做。
找出數個必要選項之後，接著思考「要以什麼樣的判斷標準（判斷主軸）來決定」，然後決定最終方案。
要經常重複練習這樣的流程。
雖然有些離題，不過其實在會議中，這樣的思考方式也是很重要的。
首先竭盡所能想出所有可能的想法（稱為「會議的發散」）。
然後比較所有的想法，鎖定最好的一個再決定（稱為「會議的收斂」）。
基本上一個人思考跟眾人一起討論是一樣的，重點是提出所有能想到的方案，然後從中決定一個最好的。

重點7 「三秒選擇，兩秒決定」的人隨時都在鍛鍊預測答案的能力
利用網路搜尋資訊時，只要輸入第一個字，電腦就會預測你所要輸入的關鍵字，而顯示可能的詞彙。
例如，假設現在要搜尋「效率工作術」，在鍵盤上輸入「效」字後，搜尋欄位就會出現「效果、效用、效率……」等選項，如果輸入「效率」，就會出現「效率效能、效率市場、效率值……」等詞彙可供選擇。
「三秒選擇，兩秒決定」的人就是這樣思考的。有人提問時，他們不是等對方問完後才開始想答案，而是當對方一開口，他們就開始搜尋答案的選項。
「他想問我什麼呢？這樣的切入點，可能是對於下屬的加班問題感到苦惱吧。那麼，我能給他的建議是……」
總之，若想要達到五秒鐘速答的程度，就要在腦中模擬「假設性答案」，以得到最好的回答。對話中必須不斷改變這個假設性答案，直到正確為止。
會議或談判中，就算沒有被要求發言，自己也要在腦中思考如果是我的話，我要說些什麼？這將會是非常好的訓練思考的方法。

重點8 「三秒選擇，兩秒決定」的人對工作的時間有概念
寫一封簡單的電子郵件、製作一份A4內容的資料或是向主管報告等等，各位是否有概念需要花多少時間呢？
「三秒選擇，兩秒決定」的人，對於做任何事情都有非常明確的時間概念。
由於瞭解做什麼事情需要多少時間，所以他們排定的時間不會延誤。
總之，他們工作時腦中經常意識著時間。
無法做到「三秒選擇，兩秒決定」的人，對於寫一封電子郵件或是向主管報告要花多少時間等，完全沒有概念。寫一封電子郵件就是毫無限制地花時間把需要的內容寫完，說明到主管理解為止。
若是這樣就無法掌控時間。正確的做法應該是在已經決定好的時間內組合所需的內容，而非無止盡地花時間直到內容做完為止。
假使如果手上沒有碼錶或是附有碼錶功能的手機，請務必準備一個放在公事包裡。試著計算各項工作所需的作業時間，這樣馬上就能夠培養工作的時間概念。

重點9 「三秒選擇，兩秒決定」的人擅長創造性的工作
各位平常所做的工作中，創造性工作與制式工作的比例是如何呢？
創造性工作＝產出創意、思考企畫→目標尚未決定的工作
制式工作＝輸入資料、處理傳票、製作月報告的資料→目標已經決定的工作
每個人的工作各有不同，不過大致上來說，大部分的人應該是創造性工作：制式工作＝二：八。
與制式工作相比的話，創造性工作壓倒性地耗費許多時間，而且工作快速的人與緩慢的人在速度上很容易產生差距。
舉例來說，假設工作內容是輸入資料的制式工作，輸入速度快與速度慢的人之工作成果的差距頂多是十倍左右。
然而，思考企畫這類創造性工作時，速度快與速度慢的人之間，可能就會產生一百倍以上的差距（擅長企畫的人一天想到的內容，與不擅長企畫的十個人花十天所想出來的內容，大體上前者的品質會比後者好）。
「三秒選擇，兩秒決定」的人就算面對創造性工作，也會靈活運用思考方式而獲得滿意的成果。
總之，如何提高創造性工作的效率，將大大地影響工作的產出與評價。

重點10 「三秒選擇，兩秒決定」的人用不同方式面對「制式」工作與「創造性」工作
創造性工作與制式工作的做法大不相同。
如果是制式工作，把需要做的工作列在「工作清單」上，然後一件一件依序完成，這樣的做法會比較順暢。
寫出每件工作的預估時間，試著在預定時間內完成，用玩遊戲的心情投入工作。
另一方面，創造性工作就會如下述般同時並行。
腦中浮現著數個（創造性工作的）主題
首先，針對腦中浮現的主題，先想想有哪些想法。當然，「選出選項」與「評估並決定選項」要分開進行（→二二頁）。
一邊切換至其他主題一邊進行
花一點時間思考後，應該也得到一些還不錯的想法，雖然可以預見在現階段這些想法或許是最好的，不過也會覺得還不夠。想到最後沒有更新的想法了，就先把這個主題放在一旁，開始思考別的主題。然後，當第二個主題也遇到瓶頸而無法前進，就再轉移到其他主題。通常隔一陣子再回到原來的主題時，腦中就會浮現以往沒有發現的嶄新創意。

重點11 「三秒選擇，兩秒決定」的人必須具備的思考模式
本單元將介紹成為「三秒選擇，兩秒決定」的人必須具備的思考「模式」。「模式」有以下五種。
「安排」
首先要俯瞰整體樣貌，思考大致的流程與結果（應該做什麼、成果、目標）。
「蒐集資訊」
產生想法之前要蒐集資訊。整理自己腦中的知識與眼前既有的資訊，接著思考需要調查哪些資料。
「創意」
在這個步驟終於可以開始動腦了。組合手邊蒐集到的訊息，一邊改變排列組合，一邊選出幾個選項。
「決定」
選出數個解決對策的選項後，評估哪個選項比較好，然後決定。運用直覺與邏輯評估，最後再做出結論。
「傳達」
不是得到答案（結論）工作就算完成，要向對方說明並獲得對方認同之後，才算是大功告成。
大致上就是這樣的順序思考。每經過一個輪迴都會加快完成每項工作的速度。
還有，當你掌握了這個訣竅時，表示你應該也學會了「三秒選擇，兩秒決定」的技巧了。

重點12 「三秒選擇，兩秒決定」的人就算套用模式思考也依然具有創意
就算聽人家說「模式」很重要，也有人認為「我想用自己的方法做出自己的風格」，或是「單純的工作我可以理解，但是企畫、研發、提案等需要創意的工作也必須記住這些模式嗎？」
沒錯，無論你的工作多需要創意，「模式」都是必須的。
如果你看過以前非常受歡迎的《料理鐵人》節目，應該就不難想像烹飪是需要創意的工作吧。看到頂級廚師在短短一小時之內完成好幾道創意料理，就會明白「模式」與創造性工作是可以同時成立的。
倒不如說，不知道模式卻能夠生產具有創意的東西，才是真正的天才吧。所謂「模式」就是前人累積出來的「順利完成的步驟說明」。就算知道這樣的固定順序，成果也會因為加入的巧思不同，而讓人感覺驚豔或平凡，而這就是勝負的關鍵點。
據說日本知名的單口相聲大師立川談志曾經對門下弟子說過：「有模式的人突破模式稱為創新，沒有模式的人突破模式叫做丟臉。」就算是想出如此天馬行空相聲內容的大師，也會在擁有模式之後，再透過自己的巧思進行創作。